مواد
اس مضمون میں: شکایت کا خط لکھیں مناسب لہجے اور شکل کا استعمال کریں خط کے حوالہ کریں
بہت سے لوگ اپنی زندگی کے کسی نہ کسی موقع پر شکایت کا خط لکھتے ہیں۔ اگر آپ کسی خاص کمپنی کی مصنوعات یا خدمات سے مطمئن نہیں ہیں تو ، عام طور پر ان مسائل کو ایک خط کے ذریعہ دونوں شراکت داروں کے باہمی فائدے کے لئے حل کیا جاسکتا ہے جو صورتحال کی سختی سے مذمت کرتا ہے ، لیکن شائستہ انداز میں۔ شکایت کا خط لکھنا نہ تو مشکل ہے اور نہ ہی پریشان کن۔ آپ کو حقائق کو صاف اور شائستگی کے ساتھ پیش کرنا ہے جس کا حل تجویز کیا جائے۔
مراحل
حصہ 1 شکایت کا خط لکھنا
- خط کسٹمر سروس کو بھیجیں۔ جب آپ کسی شکایت کا خط لکھنا چاہتے ہیں تو ، آپ کے زیر اثر کمپنی کی کسٹمر سروس سے براہ راست رابطہ کرنا زیادہ مؤثر ہوگا۔ کسٹمر سروس کا استعمال صارفین کی شکایات سے نمٹنے کے لئے ہوتا ہے ، اور آپ کو اپنی درخواست پر موثر اور موثر طریقے سے عملدرآمد دیکھنے کو ملتا ہے۔
- اگر ممکن ہو تو ، اس شعبہ کے منیجر کا نام تلاش کریں۔ اپنے خط کو بشکریہ بیان کے ساتھ شروع کریں محترم محترم یا پیارے میڈماس شخص کے نام کے بعد اگر آپ کسٹمر سروس مینیجر کا نام نہیں ڈھونڈ سکتے ہیں تو ، صرف بشکریہ فارم لکھیں۔
- آپ کو کسٹمر سروس کا پتہ کمپنی کی ویب سائٹ ، کمپنی کے بروشرز ، استعمال شدہ اشتہاری مواد پر ، یا پیش کردہ مصنوعات کے کسی پیکیجنگ یا لیبل پر مل سکتا ہے۔
-
سیدھے پوائنٹ پر جائیں۔ آپ کے خط کی پہلی سطر میں واضح طور پر بتایا جانا چاہئے کہ آپ اپنا خط کیوں لکھ رہے ہیں ، اور آپ کی شکایت کا خلاصہ کیا ہے؟ ممکنہ حد تک زیادہ سے زیادہ متعلقہ حقائق کی نمائش کریں ، بشمول تاریخ ، وقت اور جگہ جہاں سروس فراہم کی گئی تھی (یا خریداری کی گئی تھی) ، سارے سیریل نمبروں یا سوالوں میں ماڈلز کو فراموش نہ کریں۔- یادگار کا وصول کنندہ پانچ سیکنڈ سے بھی کم وقت میں خط کے مقصد کی نشاندہی کرنے کے قابل ہونا چاہئے۔ لہذا کوشش کریں کہ کسی تعارف کے ساتھ بہت لمبا اور نا امید ہوں۔
- آپ اگلے پیراگراف میں مزید تفصیلات پیش کرسکتے ہیں یا صورتحال کی وضاحت کرسکتے ہیں ، لیکن پہلی سطروں میں اپنی شکایت کو جتنا ممکن ہو سکے اس پر روشنی ڈالنا چاہئے۔
- آپ کا پہلا جملہ ایسا ہی دکھائی دے سکتا ہے: "میں پیرس کی ایکس ایکس ایکس اسٹریٹ پر آپ کے مقامی میں 15 جولائی کو ایک غلط ہیئر ڈرائر کے بارے میں شکایت کرنے کے لئے لکھ رہا ہوں۔ "
-
مسئلے کے نتیجہ کے بارے میں مخصوص رہیں۔ اگر آپ کسی مصنوع کی تبدیلی ، رقم کی واپسی ، مرمت ، یا معاوضے کی دیگر اقسام چاہتے ہیں تو دوسرے پیراگراف میں واضح کریں۔ اس طرح ، آپ کو امکان ہے کہ آپ فارم ، یا دوسرے جوابی خطوط موصول نہ کریں ، اور وصول کنندہ کو کچھ کام کرنے کے ل give دیں۔- اپنے ریمارکس میں زیادہ سے زیادہ تعمیری بننے کی کوشش کریں ، جس مسئلے کا سامنا کر رہے ہیں اس کو حل کرنے کا ایک طریقہ پیش کرتے ہیں ، تاکہ کمپنی کے ساتھ اپنے تعلقات کو برقرار رکھ سکے۔ اگر آپ رقم کی واپسی یا معاوضے کی دوسری شکل طلب کرتے ہیں ، جبکہ اس کمپنی کی خدمات کو کبھی بھی نہیں خریدنے اور استعمال کرنے کی دھمکی دیتے ہیں تو ، آپ کو اپنی درخواستوں پر کارروائی نہیں ہوسکتی ہے۔
- اگر آپ چاہتے ہیں کہ کمپنی کسی بڑے مسئلے کو حل کرے تو اسے اپنے خط میں شامل کریں ، لیکن یاد رکھیں کہ اس میں وقت لگے گا۔
- اپنے پہلے خط میں مقدمہ کی دھمکی نہ دیں۔ یہ استعمال کرنے کے لئے حتمی حل ہوسکتا ہے ، لیکن پہلے اپنا شکایتی خط ارسال کریں اور موافق جواب کا انتظار کریں۔
-
واؤچر کی کاپیاں منسلک کرنے کی کوشش کریں۔ یہ رسیدیں ، گارنٹی ، ضمانتیں ، چیک کی کاپیاں ہوسکتی ہیں جو آپ نے بھیجی ہیں اور ، اگر ضروری ہو تو ، آپ کوئی تصویر یا ویڈیو منسلک کرسکتے ہیں۔ خط میں تمام دستاویزات شامل کی جائیں۔ تمام دستاویزات آپ کے خط کے ساتھ ہوں۔- یقینی بنائیں کہ آپ ان ٹکڑوں کی کاپیاں بھیجیں جو آپ منسلک کرنا چاہتے ہیں ، لیکن اصلیت نہیں۔ اس طرح ، آپ کو یہ ضروری معلومات ضائع نہیں ہوں گی ، اگر آپ کسی تیسری پارٹی کو معاون دستاویزات جمع کروانا ہوں گے۔
- خط کے ساتھ جڑی ہوئی تمام کاپیاں بتانا مت بھولنا۔ یہاں ایک مثال یہ ہے کہ: "براہ کرم میری اصل رسید کی ایک کاپی کے ساتھ وارنٹی کی ایک کاپی اور ہیئر ڈرائر کے سیریل نمبر پر معلومات بھی شامل کریں۔ "
-
مسئلہ حل کرنے کے لئے وقت دیں۔ اس مسئلے کے حل کیلئے مناسب مدت کی اجازت دینے میں مدد ملے گی۔ یہ آپ کو یقین دلائے گا اور کم وقت میں اس مسئلے کو حل کرنے میں مدد کرے گا۔- ڈیڈ لائن کی فراہمی آپ کے خط کے گم ہونے یا بھول جانے کے امکان کو بھی روک دے گی ، جو کمپنی کے ساتھ آپ کے تعلقات کو مزید کشیدہ بناسکتی ہے۔
- یقینی بنائیں کہ یہ تاخیر معقول ہے۔ عام طور پر ایک یا دو ہفتوں کی مدت کافی ہوتی ہے ، یہاں تک کہ اگر یہ آپ پر منحصر ہے۔
-
احترام کے ساتھ خط بند کریں۔ آپ کے وصول کنندہ کی اس کی مدد کے لئے ان کا شکریہ اور انہیں بتائیں کہ آپ کے مسئلے کو حل کرنے کے لئے کب رابطہ کیا جائے ، اور یہ کیسے ہوگا۔ اس سے کام آسان ہوجاتا ہے اور آپ کو زیادہ موثر نتائج ملتے ہیں۔- عام طور پر خط کو "مخلص" جیسے اظہار کے ساتھ بند کریں ، اگر آپ وصول کنندہ کا نام جانتے ہو ، یا "براہ کرم میرا سلام قبول کریں" اگر ایسا نہیں ہے تو۔ غیر رسمی بند ہونے والے فارمولوں جیسے "میرے مخلص مبارکباد" یا "بہت مخلص" سے پرہیز کریں۔
حصہ 2 مناسب لہجے اور شکل کا استعمال کریں
-
شائستہ رہو. ہوسکتا ہے کہ آپ ناراض ہو ، اور ہوسکتا ہے کہ آپ ٹھیک ہوں ، لیکن شائستہ نہ ہونا صرف وصول کنندہ کو دفاعی کام پر ڈال دے گا۔ احترام آمیز لہجے کے ساتھ خط لکھیں اور دھمکی آمیز ، چڑچڑا پن یا طنزیہ تبصرے کرنے میں ہر قیمت پر گریز کریں۔ یاد رکھنا کہ جو شخص آپ کے خط کو جوڑتا ہے وہ آپ کے ساتھ ہونے والی ہر چیز کے لئے براہ راست ذمہ دار نہیں ہوتا ہے ، اور وہ ناراض ہونے والے صارف کی بجائے شائستہ اور دوست دوست موکل کی مدد کرنے میں زیادہ خوش کن اور خوش ہوگی۔ اور جس کا الزام لگانے والا لہجہ ہے۔- یاد رکھنا کہ جس کمپنی کے لئے آپ یادداشت بھیج رہے ہیں وہ آپ کو جان بوجھ کر نہیں چاہتا ہے۔ زیادہ تر کمپنیاں اپنے صارفین کو خوش کرنے پر خوش ہیں۔
- آپ اس سے زیادہ کامیاب ہوں گے اگر آپ وصول کنندہ سے یہ خیال کرنے کی بجائے کہ آپ کی مدد کرنا چاہتا ہے تو ایک شخص کی طرح برے سلوک کریں گے۔
- جب آپ ناراض ہوں تو خط لکھنے سے گریز کریں۔ توقع کریں کہ آپ کے پرسکون ہوجائیں ، یا اگر آپ اسے ترجیح دیں تو ، اس کے باوجود لکھ دیں ، اور بھیجنے سے پہلے ایک یا دو دن انتظار کریں۔ تمام احتمال میں ، آپ کم جارحانہ دکھائی دینے کے ل some کچھ نظریات کی تجدید کرنا چاہیں گے۔
-
جامع ہو۔ کسٹمر سروس کے نمائندے ہر روز سیکڑوں خطوط وصول کرسکتے ہیں ، یہی وجہ ہے کہ اس مقام تک بہت جلد پہنچنا ضروری ہے لہذا وہ جانتے ہیں کہ جیسے ہی وہ پڑھنا شروع کرتے ہیں توقع کیا ہے۔ اگر آپ کا خط بہت لمبا یا بہت مفصل ہے تو ، قاری استفسار کے مواد کو سطحی طور پر دیکھے گا اور آپ کے مشورے یا حل کے بارے میں واضح اندازہ نہیں ہوگا۔- غیر ضروری تفصیلات یا جان بوجھ کر اشتعال انگیز ریمارکس سے پرہیز کریں۔
- ایک صفحے پر اپنا کھو جانے والا موقف بنائیں ، یا 200 سے کم الفاظ بنائیں۔
-
مجاز۔ یہ رویہ آپ کے خط کو صحیح لہجہ دیتا ہے اور اس وجہ سے کمپنی کے عہدیدار آپ کی شکایت کو بہت سنجیدگی سے لیتے ہیں۔ یہ خاص طور پر ایسی سنگین شکایات کے لئے درست ہے جن میں اہم مالی نقصان ہوسکتا ہے۔- بااختیار ہونے میں متعدد چیزیں شامل ہوتی ہیں جیسے لسانی معیار ، اپنے حقوق کا علم اور معاشرے کی ذمہ داریوں کے ساتھ ساتھ پیشہ ورانہ مہارت جو آپ نے خط میں دکھایا ہے۔
- یہ سب آپ کو ساکھ فراہم کرتا ہے ، اور آپ کے خط کے جواب پر مثبت اثر ڈال سکتا ہے۔
-
مناسب شکل میں خط لکھیں۔ جیسا کہ اوپر لکھا گیا ہے ، آپ کے لیٹر کو ہر ممکن حد تک پیشہ ور بنانے کے لئے استعمال کیا گیا ترتیب یہ طے کرتا ہے کہ آپ کی شکایت کیسے موصول ہوگی۔ صفحے کے اوپری بائیں کونے میں اپنا نام اور پتہ اور تاریخ ، اس کے بعد وصول کنندہ کا نام یا عنوان ، اور خط کے بالکل اوپر اوپر بائیں جانب کمپنی کا پتہ بتائیں۔- آسانی سے پڑھنے اور صاف ستھرا مواد کے ل your اپنے یادگار کو ٹائپ کرنے کے لئے ہمیشہ کمپیوٹر کا استعمال کریں۔ اگر آپ کو ہاتھ سے ایک خط لکھنا ہے تو ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی تحریری تحریر صاف اور صاف صاف اور صاف ستھرا ہے جس کے مٹ جانے یا سیاہی داغ کے بغیر ہے۔
- اپنے دستخط کو ہاتھ سے لکھنے کے لئے اختتامی بیان کے نیچے خالی جگہ چھوڑیں۔ اس حصے میں ، آپ کو لازمی طور پر اپنا نام لکھنا چاہئے۔
- ایک ہی سائز کے پیراگراف کے ساتھ ایک صاف اور اچھی طرح سے فاصلہ والا خط لکھیں۔
-
ہجے اور گرائمر چیک کریں۔ ہجے اور گرائمر آپ کی شکایت کا نتیجہ طے کرسکتے ہیں۔ یاد رکھیں کہ یادگار پرنٹ کرنے سے پہلے اپنے کمپیوٹر کی ہجے چیک کریں ، یا اسے بھیجنے سے پہلے کسی نے اسے پڑھا ہے۔
حصہ 3 خط کا جواب
-
انتظار کرو. صبر کرو اور اس وقت تک کوئی اور کارروائی کرنے کی کوشش نہ کریں جب تک کہ آپ نے اپنے خط میں تجویز کردہ ڈیڈ لائن کو ختم نہیں کیا ہے۔ اگر مقررہ تاریخ کمپنی کی طرف سے کسی جواب کے بغیر گزر جاتی ہے تو ، آپ چیک کرنے کے ل to ای میل پر کال کرکے یا بھیج کر پیروی کرسکتے ہیں کہ آیا آپ کا خط موصول ہوا ہے یا نہیں۔ شبہ کا فائدہ کمپنی کو دینا بہتر ہے۔- اگر آپ کو خط کے بارے میں کوئی معلومات موصول نہیں ہوئی ہے ، یا اگر قرارداد تسلی بخش نہیں ہے تو ، آپ کسی سپروائزر سے شکایت کرسکتے ہیں۔
-
درجہ بندی کے ڈھانچے کے مطابق شکایت کریں۔ اگر آپ کسٹمر سروس مینیجر کے ساتھ مسئلہ حل نہیں کرسکتے ہیں تو ، کمپنی کے درجہ بندی کے مطابق اگلے مینیجر کی تلاش کرنے کی کوشش کریں اور اس سے رابطہ کریں۔ جب بھی آپ سیڑھی پر چڑھتے ہو ، خدمت کے نمائندے سے ، جنرل منیجر تک ، یقینا کسٹمر سروس منیجر اور نائب صدر کے ذریعہ ، پچھلے درجوں کے ساتھ اپنے خط و کتابت میں شامل ہونے کی کوشش کریں۔ اس طرح ، زیربحث نمائندہ کے پاس صورتحال کے بارے میں واضح نظریہ ہوگا اور اس مسئلے کو غیر متنازعہ طریقے سے حل کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔- ترجیحا ، اگلے درجے پر پہنچنے سے پہلے گاہک کے شعبہ سے آغاز کریں۔ در حقیقت ، یہ محکمہ ان قسم کی شکایات کو سنبھالنے میں زیادہ مستعمل ہے ، اور جنرل مینیجر کو کوئی بھی میل بھیجا جاتا ہے جس کا امکان کمپنی کی اس شاخ کو بھیجا جاتا ہے۔
- اگر ایسا ہے تو ، کسٹمر سروس کے ملازمین کو خود بخود آپ پر برا اثر پڑ سکتا ہے کیونکہ آپ نے ان کے آس پاس کام کرنے کی کوشش کی ہے۔
- خیال رہے کہ اگر آپ جنرل منیجر یا کمپنی کے منتظم کو خط بھیجتے ہیں تو ، آپ کا خط بہت واضح ، جامع اور عمدہ لکھا ہوا ہونا ضروری ہے ، کیونکہ اسے واقعے کا پہلے سے کوئی علم نہیں ہوگا۔
-
کسی وکیل سے مشورہ کریں۔ وکیل جانتا ہو گا کہ مقدمہ دائر کرنے کا طریقہ کیسے چلنا ہے۔ یہ بات ذہن میں رکھیں کہ مقدمہ آپ کا آخری حربہ ہونا چاہئے ، اور اپنے خط میں اس کا ذکر کرنا ایک منفی لہجہ طے کرے گا اور اسی کے ساتھ ہی آپ کے معاوضے میں رکاوٹ بن سکتا ہے۔ اگر آپ آزمائش میں ہار جاتے ہیں تو اس طرح کا فیصلہ آپ کو تکلیف بھی پہنچا سکتا ہے۔
- لکھنا شروع کرنے سے پہلے ، ایک لمحے کو سوچیں اور سوچیں کہ آپ کے ساتھ کیا ہوا ہے۔ ایک بار جب آپ نے صورتحال کے بارے میں سوچا اور واضح طور پر وضاحت کی کہ آپ واپس کیا چاہتے ہیں اور کس طرح درخواست دیں ، آپ اپنے شکایت کا خط لکھنا شروع کرسکتے ہیں۔
- دوسرے لوگوں کی گواہی کو اپنے خط میں شامل نہ کریں۔ در حقیقت ، اگر آپ کو لگتا ہے کہ یہ صورتحال عدالت میں ختم ہوسکتی ہے تو ، بہتر ہے کہ نہ صرف گواہوں کے بیانات ، بلکہ ان کے ناموں کو بھی ترک کردیں۔ یہ بھی یاد رکھنا کہ مقدمہ مہنگا پڑ سکتا ہے۔ بہتر ہے کسی معاہدے کو غیر رسمی طور پر ، یا کم سے کم ثالثی کے ذریعے پہنچنا۔
- اپنے خط میں اپنا نام ، پتہ ، ای میل اور فون نمبر (گھر ، آفس ، اور اگر ممکن ہو تو سیل فون) ضرور شامل کریں۔ اس کے علاوہ ، یہ بھی معلوم کریں کہ شاید اس میل کو کون پڑھے گا تاکہ آپ اپنی شکایت کی حیثیت سے متعلق معلومات حاصل کرسکیں۔
- اگر آپ کسی خاص شخص کے بارے میں شکایت کرنا چاہتے ہیں تو ، اپنے خط کو زیربحث شخص تک محدود رکھیں ، اور پوری کمپنی کو بدنام نہ کریں۔ اگر آپ کمپنی کی پالیسی کے بارے میں شکایت کرنا چاہتے ہیں تو ، وصول کنندہ یا قواعد کی توہین نہ کریں۔ آپ کو صرف پریشانی اور اپنی درخواست میں ہی پردہ اٹھانا ہے۔
- گالی گلوچ استعمال نہ کریں۔ یاد رکھیں کہ آپ جو چاہتے ہیں وہ معاوضہ یا مسئلہ کا حل ہے۔ اس کے علاوہ ، گستاخیاں کرتے ہوئے ناخوشگوار ہونا آپ کی مدد نہیں کرے گا۔ اگر آپ مضبوط زبان اپنانا چاہتے ہیں تو غیر فعال شکل سے گریز کریں اور زیادہ براہ راست اور وضاحتی الفاظ استعمال کریں۔ جیسے الفاظ نراشا اور باغی سے زیادہ مضبوط ہیں مایوس.
- اپنے تمام خط و کتابت کی کاپیاں اپنے پاس رکھیں اور خطوط ارسال کیے جانے کی تاریخوں کو مت بھولنا۔
- کچھ سائٹس زائرین کو اپنی شکایات کا اظہار کرنے کی اجازت دیتی ہیں۔ ان کے ساتھ چیک کریں تاکہ یہ معلوم ہو سکے کہ آیا دوسرے صارفین بھی آپ کی کمپنی کے ساتھ اسی حالت میں ہیں۔
- حتمی پڑھنے کو یقینی بنائیں اور یقینی بنائیں کہ آپ کی درخواست کا مواد دیانتدار ، سچائی اور قابل تصدیق ہے۔
- ای میل ، فیکس ، یا کمپنی کے بلاگ یا ویب سائٹ کے توسط سے ہاتھ سے لکھے ہوئے خط بھیجنے سے بہتر اثر پڑتا ہے۔ زیادہ تر کمپنیاں ہاتھ سے لکھے ہوئے خطوط کو اعلی ترجیح دیتی ہیں۔
- اپنے خط میں کسی بھی قسم کی جسمانی یا زبانی خطرہ ، جیسے جائداد کو تباہ کرنا ، دوسروں کی صحت کو نقصان پہنچانا ، یا کسی فرد کی حفاظت کو خطرہ بنانا غیر قانونی ہے۔ ان دھمکیوں کو ہراساں کرنے سے تعبیر کیا جاسکتا ہے ، جو کسی عدالت عدالت میں عدالتی کارروائی کی پیروی کرنے کی خاطر خواہ وجہ ہے ، جو جرمانے سے لے کر قید تک کی پابندیوں سے مشروط ہوسکتی ہے۔ آپ کی خاطر ، تمام خطرات کو نظرانداز کریں۔ بہتر ہے کہ ان کو تحریری طور پر نہ رکھیں ، انہیں بھیجیں!