مواد
ایک وکی ہے ، جس کا مطلب ہے کہ بہت سے مضامین متعدد مصنفین نے لکھے ہیں۔ اس مضمون کو بنانے کے لئے ، 21 افراد ، کچھ گمنام ، نے اس کے ایڈیشن اور وقت کے ساتھ اس کی بہتری میں حصہ لیا۔نتیجہ خیز اور دلچسپ ملاقات کیلئے واضح مقاصد ، کھلی بات چیت اور ایک ذمہ دار قائد کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس سے زیادہ موثر اور زیادہ سیال ملاقاتوں کا باعث بنے گا ، جس سے آپ کی ٹیم کا وقت اور رقم کی بھی بچت ہوگی!
مراحل
-
اپنی ہر ملاقات کو اہمیت دیں - ورنہ آپ بغیر کام کرسکتے ہیں۔ دیکھیں کہ کیا میٹنگ کی ضرورت ہے یا صرف انتہائی ضروری لوگوں کو مدعو کریں۔ ہم اکثر بہت قیمتی وقت ضائع کرتے ہیں کیونکہ مینیجر کو لگتا ہے کہ آمنے سامنے بات کرنا ضروری ہے ، یا اس وجہ سے کہ وہ یہ کام کرنے کے عادی ہے۔ وہ عام طور پر کام کی ٹیم کو نئی معلومات یا رپورٹس منتقل کرنے کے لئے کافی ہوتے ہیں۔ لیکن اگر آپ کو تمام شرکاء کی رائے جاننے کی ضرورت ہو تو الیکٹرانک میٹنگ کی طرح موثر نہیں ہوگا۔ -
مقاصد کی وضاحت کریں اور ہر شخص کو ایجنڈے کی اشیا پیشگی تحریر کرنے کو کہیں۔ اپنی میٹنگ کے لئے ایک ڈھانچہ تشکیل دیں۔ محض ایک مثالی نتیجہ کی پیش کش اکثر شرکا کو متاثر کرتی ہے اور میٹنگ کو زیادہ نتیجہ خیز بناتی ہے۔ اس میں کم از کم اس خصوصیت پر زور دینے کی صلاحیت ہوتی ہے کہ کسی بھی اجلاس کی ضرورت ہوتی ہے: ایک مقصد۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ میٹنگ شروع کرنے سے پہلے ایجنڈا کے آئٹمز لکھ کر ہر ایک کے مقاصد کو سمجھتا ہو۔ -
اپنی میٹنگ کا چارج لیں اور اس کی پیروی کریں۔ اچھی ملاقاتیں اچھی ٹیم مینجمنٹ کی پیداوار ہیں۔ اپنی ذمہ داری فرض کریں اور یہ واضح کریں کہ آپ اپنے لہجے کو جامع ، مفید اور متعلقہ رکھنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔ اپنے ساتھیوں کو دکھائیں کہ آپ ٹائمر ہر شخص کے ل visible اس بات کو یقینی بناتے ہوئے ان کے وقت کا احترام کرتے ہیں۔ وقت کی بچت کے لئے بھی موضوع پر قائم رہنا ضروری ہے۔ ٹیم کی توجہ کو یہ کہتے ہوئے دوبارہ توجہ مرکوز کریں کہ اگر بحث اس کے شنک سے ہٹ جاتی ہے تو آپ ایجنڈے میں واپس آنا چاہیں گے۔ -
سب کو حاضر ہوں کہ وہ مباحثے میں شریک ہوں۔ چونکہ میٹنگ کا مقصد دو طرفہ تبادلہ ہوتا ہے ، لہذا یہ ضروری ہے کہ ہر شخص کی ایماندارانہ رائے ہو۔ میٹنگ آرگنائزر کو یقینی بنانا ہوگا کہ تمام شرکاء کی بات سنی جائے۔ اگر آپ کسی اتفاق رائے یا گروپ معاہدے تک پہنچنا چاہتے ہیں تو اپنی رائے کو ریلیینگ پیڈ کے طور پر مت پہنائیں۔ کسی لیڈر کے لئے کلیوں میں کسی بھی بحث کو روکنا آسان ہے اگر ہر شخص کو یقین ہو کہ اس کا نتیجہ پہلے ہی طے کر لیا گیا ہے۔ خیالات کو مسترد کرنے کے لالچ کا مقابلہ کریں - چاہے وہ بہت اچھے نہ ہوں۔ -
ایکشن پلان کے ساتھ ختم کریں اور اگلا مرحلہ کیا ہے یہ جانتے ہوئے سب اجلاس چھوڑ دیں۔ اجلاس کے اختتام پر شرکاء سے بھی پوچھیں کہ کیا انہیں یہ کارآمد معلوم ہوا اور ، اگر نہیں تو ، جان لیں کہ آپ اگلی بار کیا بہتر بناسکتے ہیں۔ اپنی میٹنگ کی تکنیک کو بہتر بنانے کے ل your اپنی حکمت عملی کا جائزہ لیں۔ -
اجلاس کے دوران جو فیصلہ کیا گیا اس کی پیشرفت پر عمل کریں۔ اس گروپ کو یہ بھی بتادیں کہ ان پیشرفتوں میں کیا نیا ہے۔ اس سے آپ اپنی اگلی میٹنگ کو بہتر طریقے سے منظم کرسکیں گے۔ -
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا اجلاس لوگوں کو یہ بتاتے ہوئے رائیگاں نہیں گیا ہے کہ فیصلہ کیا گیا ہے اور آئندہ کیا ہوگا۔ جلسہ گاہ چھوڑنا ، اپنے دفتر واپس آنا ، اور آپ کی ٹیم کے پاس آنے والی کوئی تبدیلی ، فیصلے ، یا نئے خیالات کو فوری طور پر بھول جانا آسان ہے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس ٹریک رکھنے کا ایک طریقہ ہے کہ کیا فیصلہ کیا گیا ہے اور کون سے کاموں پر ہر ایک نے اتفاق کیا ہے ، تاکہ آپ پیروی کرسکیں اور چیزیں انجام دے سکیں ، چاہے آپ ایسا ہی نہ کریں۔ تمام ممبروں کو میٹنگ کی مکمل رپورٹ نہ بھیجیں۔
- ایک تازہ کاری - اس کے بجائے اگر معلومات یکطرفہ ہوں تو اسے بھیجیں۔
- ایک ایجنڈا اور مقاصد۔
- ملاقات کے اوقات میں رہنے کا ایک ٹائمر۔
- نوٹ لینے - جو کچھ کہا گیا ہے اسے ریکارڈ کریں اور میٹنگ کی رپورٹ بھیجیں۔
- ایک انٹرایکٹو پینل اور ایک ایسا شخص جو میٹنگ کے دوران آئیڈیوں کو نوٹ کرتا ہے۔